Tres Departamentos Básicos de un Hotel

Tres Departamentos Básicos de un Hotel

Un hotel necesita de una perfecta organización departamental y de una coordinación eficaz entre los diferentes departamentos. Ser hotelero no es solamente sonreír al cliente, es también poder desarrollar estrategias eficaces de mercadeo, atraer a los clientes potenciales y mejorar la calidad.

Por medio de la aplicación de las técnicas modernas de gestión, puede mejorar la administración de cualquier hotel, proporcionando una base administrativa, contable y financiera sana, además de poder aumentar el nivel de calidad en todos los departamentos.

La organización es el proceso de creación de una estructura de relaciones que permita que los empleados realicen los planes de la gerencia y cumplan las metas de ésta. Mediante una organización eficaz, el  gerente coordina mejor los recursos humanos, materiales y de información. El éxito de una organización depende en gran medida de la habilidad gerencial para utilizar con eficiencia y eficacia los recursos a disposición.

Las operaciones de un hotel corresponden a seis departamentos básicos, se describirán tres de ellos:

1. Administración: Se encarga de los aspectos de la empresa que implican realizar todas las actividades que se requieren para mantener registros precisos, determinar ganancias y pérdidas, controlar los costos y hacer los planteamientos para el futuro.

2. Recepción: Se encarga de administrar las habitaciones y de efectuar reservaciones, operaciones de recepción y actividades de amas de llaves.

La recepción es el sistema nervioso y el espejo del hotel. Es el personal de esta área quien establece el primer contacto entre el hotel y los huéspedes. Desde la reservación inicial hasta el registro de salida, la mayoría de los clientes del hotel puede tener poco o ningún contacto con el resto del personal, excepto con los miembros de la recepción. Las opiniones de los huéspedes acerca del hotel y de su personal se forman en gran parte por la impresión que producen los recepcionistas.

Las operaciones de la recepción se dividen en tres funciones generales:

a. Reservaciones

b. Registro de entrada y registro de salida (Check in/Check out)

c. Comunicaciones

• La primera función abarca el manejo de los pedidos por adelantado de habitaciones recibidas por vía telefónica, correo electrónico, Facebook, Blog, Twitter o fax.

• La función de registrar la entrada y la salida comprende saludar y registrar a los huéspedes recién llegados, administrar la disponibilidad de habitaciones, asignar habitaciones, proporcionar las llaves y registrar la salida de los huéspedes

• La tercera función incluye el manejo de la correspondencia, la recibida y la emitida, así como de los diversos mensajes e información. Generalmente, como parte de sus responsabilidades, el personal de la recepción comunica a los huéspedes los servicios, las actividades y los programas del hotel

Además de las funciones anteriores, al personal de la recepción puede requerírsele que efectúe estadísticas de la ocupación y de las reservaciones de las habitaciones, que mantenga comunicación con el departamento de ama de llaves, y que determine los saldos de los libros por día.

3. El departamento de seguridad es responsable de mantener los sistemas de seguridad y de proteger la propiedad personal de los huéspedes y del hotel. La seguridad en los hoteles es el principio fundamental para lograr la satisfacción del huésped y del personal que en el labora, gracias a esta seguridad se puede brindar tranquilidad a la hora de prestar el servicio y así lograr que el huésped regrese a las instalaciones del Hotel.

Para lograr una óptima planeación en el departamento de seguridad, se requiere de tres elementos, y son los siguientes: 1. Describir cual es la situación inicial y sus objetivos. 2. Identificar cuáles son las amenazas o riesgos. 3. Realización de un manual de procedimientos, protección y capacitación para los empleados: a. Se debe crear planes establecidos para identificar los tipos de riesgos y las diversas formas para evitarlos o controlarlos. b. Es necesario instruir al personal periódicamente, para que sepan actuar en una situación determinada. c. Por último el hotel debe establecer medidas de control y así verificar que todos los procedimientos se estén realizando de manera óptima.

Teresa Aminta Chacín Ruiz

Operadora de Turismo

teresachacin@hotmail.com

0414 3890169